WP Amelia Booking plugin de réservation wordpress

WP Amelia Booking, super plugin de réservation de rendez-vous

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Documentation du plugin WP Amelia Booking en français

Un plugin de réservation en ligne et de prise de rendez-vous

Rendez vous agenda 1

WP Amelia Booking est un plugin WordPress de réservation en ligne et de prise de rendez-vous, semi-automatisé :

  • l’administrateur d’un site web WordPress doit d’abord passer un peu de temps à installer et configurer l’extension
  • puis à définir des services, des employés, des horaires, des moyens de paiement
  • après quoi les visiteurs et visiteuses du site peuvent réserver, sans assistance humaine, des rendez-vous, ou s’inscrire à des événements individuels ou collectifs

Ainsi, cette extension permet de ne pas avoir à employer un ou une secrétaire pour réaliser des tâches rébarbatives, répétitives et sans intérêt comme la gestion d’un agenda et la gestion des paiements

En vérité, passer ses journées à noter des rendez-vous, ça ne devrait pas être un métier tellement c’est peu épanouissant : autant qu’un système de réservation s’en occupe, car lui n’en souffrira jamais.

Offre de service

WP Amelia, comme toutes les autres extensions WordPress, nécessite de passer du temps à le comprendre, à l’installer, à le configurer, à l’utiliser.

Ses usages les plus avancés (la connexion avec le système de visioconférence Zoom avec pré-paiement électronique via Paypal ou Stripe, entre autres) demandent même un certain niveau d’expertise.

Si vous voulez vous épargner la courbe d’apprentissage et le temps nécessaire à sa mise en place, je peux tout configurer pour servir vos besoins.

Economisez votre argent et votre temps

En m’achetant ce service d’installation et configuration de WP Amelia Booking pour WordPress, vous gagnez à la fois :

  • de l’argent : je vous cède ma licence illimitée à vie, vous n’avez plus à payer la licence de WP Amelia
  • du temps : je configure tout pour vous, vous n’avez plus à passer des dizaines d’heures à lire la documentation en anglais pour comprendre comment définir les centaines de réglages de WP Amelia 

Offre « basic »

Forfait annuel

85 par an
  • 1 domaine
  • 1 an de mises à jour
  • Pas de « packages »

Offre « basic »

Forfait à vie

214 une fois
  • 1 domaine
  • 1 an de mises à jour
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Offre « pro »

Forfait à vie

359 une fois
  • 3 domaines
  • Mises à jour à vie
  • « Packages » illimités

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Forfait à vie

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  • Aide à la configuration
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Meilleure offre !

Un plugin de gestion de visioconférence

Un des grands avantages du plugin est d’autoriser la prise de rendez-vous à distance directement sur votre site Internet, soit pour des rendez-vous en présentiel, soit pour des séances de visioconférence / vidéoconférence avec des outils complémentaires comme Zoom.

C’est très utile si votre activité consiste en consultation ou enseignement à distance, par exemple.

A qui WP Amelia peut-il être utile ?

De nombreux professionnels et de nombreuses professionnelles du web, du numérique ou plus généralement des métiers tertiaires (services, conseil) trouveront avantage à utiliser WP Amelia Booking :

Installer Wp Amelia

Acheter WP Amelia

Avant d’installer WP Amelia, vous devez d’abord l’acheter, car il s’agit d’un plugin WordPress à vocation professionnelle, très bien conçu, fourni avec une documentation correcte.

(A noter que cette documentation est en anglais même quand vous achetez la version française du plugin. Yankees never really like french, you know.)

A l’heure où s’écrit cet article, en octobre 2021, le plugin est vendu au minimum 53€ + 10€ de TVA, soit 63€ facturés chaque année (donc environ 5€ par mois).

J’ai acheté la version illimitée en noms de domaines et valide à vie, donc si vous m’achetez un service d’installation et configuration, vous bénéficiez de ma licence.

WP Amelia en français

Le site de WP Amelia est disponible en 4 langues, qui n’incluent pas le français, mais rassurez-vous : l’extension elle-même est vendue en français, et assez bien traduite à part quelques contresens regrettables mais bénins.

Télécharger, installer et activer Amelia pour WordPress

Si vous achetez le plugin, vous recevez un fichier zippé ( = compacté) au format .zip.

Vous devez décompacter / dézipper ce dossier.

Il contient le plugin dans un dossier, et un PDF de documentation en anglais.

Vous devez transférer ce dossier par FTP sur votre serveur dans le dossier wp-content/plugins/, ou passer par l’interface d’administration WordPress pour télécharger et dézipper le fichier .zip automatiquement – mais cette deuxième méthode ne fonctionne pas toujours, elle dépend des limites du serveur qui sont parfois délicates à gérer pour les personnes qui n’ont pas un niveau avancé en informatique.

Une fois le plugin téléchargé sur le serveur, il apparaît dans votre liste d’extensions dans l’administration de WordPress.

Vous devez alors l’activer, et l’extension fait apparaître un nouvel item dans le menu général en colonne de gauche.

Configurer WP Amelia

Les réglages d’Amelia

WP Amelia propose un grand nombre de réglages, ce qui permet de l’utiliser pour un grand nombre d’usages différents.

WP Amelia Réglages
L’onglet des réglages de WP Amelia

Réglages généraux

Ces réglages permettent à l’administrateur de définir :

  • le fuseau horaire
  • le statut par défaut des rendez-vous
  • les conditions de réservation et de résiliation des rendez-vous
  • le préfixe téléphonique national par défaut (ex : France, +33)
WP Amelia Réglages généraux
L’onglet des réglages généraux de WP Amelia

Réglages concernant l’entreprise

Ces réglages permettent de définir l’entreprise (micro-entreprise / auto-entreprise, profession libérale, EI, SASU, SARL, etc) avec qui le public prend rendez-vous :

  • Image ou logo de l’entreprise ou de l’entrepreneur / entrepreneuse
  • Nom de l’entreprise
  • Adresse
  • Site web
  • Téléphone

Ces réglages serviront entre autres en tant qu’informations délivrées dans les notifications par email et / ou par SMS.

WP Amelia Réglages de l'entreprise
L’écran des réglages des paramètres de l’entreprise de WP Amelia

Réglages des notifications par email et SMS

Ces notifications par email seront envoyées aux deux parties du contrat moral et économique qu’Amelia permet de gérer :

  • les “employés”, qui doivent être informés du fait qu’un rendez-vous a été pris par un-e client-e
  • les client-e-s, à qui Amelia envoie des confirmations de prise de rendez-vous et, si vous le souhaitez, des rappels peu avant le rendez-vous

Ces notifications par email supposent que le système d’envoi d’email géré par WordPress lui-même, ou par un plugin, avec PHP Mail, SMTP ou Mailgun, fonctionne correctement. Assurez-vous en ou vous courez à la catastrophe !

WP Amelia Réglages des notifications
L’écran de réglages des notifications par email et SMS de WP Amelia

Réglages des heures et des jours de travail

A part moi, peu de gens travaillent n’importe quand dans la journée, dans la semaine, dans le mois, dans l’année.

WP Amelia permet donc de définir des créneaux horaires de travail et de repos pour chaque “employé” (terme mal choisi ou mal traduit, comprenez plutôt : travailleur / travailleuse… même s’il s’agit de bénévolat) de l’entreprise (ou de l’association, ou d’une organisation informelle, pourquoi pas ?)

WP Amelia Horaires de travail
L'onglet de gestion des Horaires de travail et de repos dans WP Amelia

Réglages des moyens de paiement

Avec ces réglages vous pouvez définir :

  • la monnaie des paiements (euro, etc)
  • et le moyen de paiement : sur place le jour du rendez-vous, s’il s’agit d’une activité physique, ou par Paypal ou Stripe (avec un compte Stripe ou un compte Paypal, ou par CB par l’intermédiaire de ces comptes Paypal ou Stripe), ou encore par les moyens de paiement définis dans votre WooCommerce, si vous l’utilisez.
WP Amelia Paiements
Le récapitulatif des paiements de WP Amélia

Utiliser WP Amelia

Les concepts

Utiliser WordPress Amelia implique d’utiliser ses concepts.

Le scénario d’usage du système de réservation est le suivant :

  • Un employé fournit un service qui appartient à une catégorie. Un employé a des heures de travail et de repos. (On peut réserver des rendez-vous pendant ses heures de travail, pas pendant ses heures de repos.)
  • Les visiteurs peuvent réserver des rendez-vous avec ce service et cet employé.
  • Ces rendez-vous peuvent être individuels (séance de coaching, de psy, de cours particuliers) ou collectifs (cours de danse, séminaire, formation…)
  • Ces rendez-vous ont un lieu – un lieu physique (cabinet, entreprise, domicile…) ou sur Internet.

Les rôles

Pour gérer WP Amelia dans le back-office de WordPress, vous devez avoir :

  • soit le rôle d’Administrateur / Administratrice
  • soit le rôle de Gestionnaire Amelia.

Créer un service

Un “service” désigne en fait une activité que vous organisez : une formation, une consultation, un… service au sens d’activité tertiaire, de bien immatériel.

Avant de créer un service, vous devez d’abord créer une catégorie.

Ces catégories permettent de classer les services, notamment pour les organisations qui font beaucoup d’activités différentes pour des publics différents.

Ensuite, créez le service lui-même.

Un service a les paramètres suivants :

  • un nom (ex : cours de français)
  • une durée (ex : 1h)
  • une durée tampon avant et après (en effet on ne peut pas enchaîner 8 cours sans pause en 8h)
  • un prix (ex : 30€)
  • une capacité minimale et maximale (ex : 1 min et 1 max pour une consultation psy individuelle ; ou 5 min et 10 max pour un séminaire professionnel qui n’a lieu que si 5 personnes s’inscrivent et pré-payent et qui intègre au maximum 10 participant-e-s)
  • une récurrence (s’il s’agit d’une activité en plusieurs rendez-vous, comme une formation en 18 cours)
  • un ou plusieurs “employé-e-s” (intervenant-e-s, etc)
Vous pouvez aussi créer des offres, qui sont des groupes de services : des réservations chroniques, des formations faites de plusieurs cours par divers intervenants, etc.
WP Amelia Services
L'onglet Services de WP Amelia

Le tableau de bord

Le tableau de bord est accessible, dans l’interface d’administration de WordPress, à deux rôles seulement :

  • l’administrateur ou l’administratrice
  • les comptes WordPress à qui l’admin a attribué le rôle de Gestionnaire Amelia

Dans ce tableau de bord vous trouvez :

  • les rendez-vous pris par vos visiteurs ou vos clients
  • le pourcentage de charge, c’est à dire le temps réservé par des rendez-vous par rapport au temps disponible
  • les recettes (le total des paiements, pour une période donnée)
  • la liste des employés, des services, des offres promotionnelles
  • les statistiques par employé et par service
  • les statistiques des clients, anciens et nouveaux
WP Amelia Tableau de bord
Le tableau de bord de WP Amelia

Le planning

Dans WP Amelia, ce concept est appelé planning, ou agenda. Il s’agit d’une traduction française approximative.

Ce planning est consultable dans l’administration WordPress par les deux types de rôles :

  • l’administrateur ou l’administratrice, qui voit donc le planning de TOUS les employés
  • ou bien tel employé, ayant le rôle de Gestionnaire Amelia, qui voit son propre planning
WP Amelia Planning
L'onglet de visualisation du planning de WP Amelia

Les employés

Un service a nécessairement au moins une personne qui le prend en charge, qu’Amelia WP nomme “employé” même s’il s’agit d’une micro-entrepreneuse ou d’un travailleur indépendant en régime de profession libérale

(Les américains ne savent pas adapter leurs logiciels aux autres cultures… Cette réalité est sans conséquence pratique ici, à part ce léger inconvénient d’avoir parfois à utiliser un terme inapproprié.)

Ces employés ont les paramètres suivants :

  • Nom et prénom
  • Email et téléphone
  • Nom d’utilisateur WordPress
  • Nom d’utilisateur Zoom, si vous utilisez la visioconférence avec ce système
  • Un ou des services qui lui sont assignés
  • Des horaires de travail, et des jours de travail et de repos, et même des jours spéciaux (jours fériés, vacances)
WP Amelia Employés
L'écran de réglage des employés de WP Amelia

Les clients

Quand quelqu’un s’inscrit à un rendez-vous sur votre site WordPress, il ou elle est automatiquement enregistré-e en tant que client-e.

Vous pouvez aussi créer des client-e-s manuellement.

WP Amelia Clients
L'écran de gestion des clients dans l'extension WP Amelia

Les emplacements

Ce terme approximativement traduit du terme anglais “location” (lieu, endroit…) désigne les lieux des rendez-vous, dans le cas d’événements physiques : cours en présentiel, séminaire en école privée, consultation en cabinet, etc.

Les lieux ont les paramètres suivants :

  • Un nom
  • Une adresse
  • Une icône
  • Des coordonnées sur une carte Google maps, option pratique pour visualiser l’adresse dans son contexte
  • Un numéro de téléphone
  • Une description

Les finances

Cette section répertorie tous les clients et permet aussi de gérer les “coupons” : ce terme anglais est mal traduit, il s’agit en fait de bons de réduction ou d’offres promotionnelles.

Les notifications par e-mail et par SMS

Décidément WP Amelia est un plugin WordPress de réservation très complet et utile car il permet de définir finement les notifications par email ou par SMS à envoyer aux “employés” et aux clients dans tous ces cas :

  • rendez-vous approuvé
  • rendez-vous en attente
  • rendez-vous invalidé
  • rendez-vous annulé
  • rendez-vous reporté

Les annulations peuvent être faites par l’administrateur / administratrice, ou par le participant.

On peut également paramétrer des rappels, un ou plusieurs, par mail ou SMS, à tel délai avant l’événement.

WP Amelia Notifications email SMS
Gestion des paramètres des notifications email et SMS de WPAmelia

La personnalisation graphique

Une interface graphique très bien faite, en WYSIWYG (“what you see is what you get”, ce que vous voyez est ce que vous avez), permet d’adapter l’interface publique de réservation en ligne de WordPress Amelia Booking à votre design graphique.

WP Amelia Personnaliser
L'onglet de personnalisation graphique de WP Amelia

Les shortcodes de WP Amelia

WP Amelia est fourni avec une longue liste de shortcodes.

Ceux-ci permettent d’afficher sur vos pages et articles des interfaces graphiques très pratiques, conçues pour chaque cas particulier, par exemple :

  • afficher tous les services d’une catégorie
  • afficher tous les services d’un employé
  • afficher une interface de recherche
  • afficher un calendrier présentant tous les services du jour
  • afficher tous les événements d’une catégorie ou d’un employé
  • afficher tous les rendez-vous d’un client
  • etc

Comme la liste des shortcodes n’est fournie qu’en anglais et en allemand par la documentation officielle de WP Amelia, et sans aucune explication détaillée, j’ai conçu une page en français qui se veut plus claire.

Merci qui ? 🙂

Connecter WP Amelia à Zoom, Google agenda et calendrier Outlook

Intégration Zoom

Le plugin WordPress Zoom permet d’organiser des visioconférences, aussi appelées vidéo-conférences. Très utile donc pour donner des cours ou faire des téléconsultations (médicales, juridiques…) individuelles ou collectives depuis sont site Internet.

WP Amelia est compatible avec Zoom : vous pouvez donc utiliser Amelia pour prendre rendez-vous avec vos clients ou vos usagers, et le tandem d’extensions vous générera des liens vers des réunions Zoom, que chaque partie (employé et client) n’auront qu’à cliquer le moment venu pour se retrouver face à face devant une webcam et un micro, et commencer la réunion.

Pour intégrer Zoom dans Amelia, vous n’avez qu’à vous rendre dans l’onglet Réglages, puis le sous-onglet Zoom, indiquer votre clé client Zoom et votre mot de passe et quelques autres infos mineures, et le tour est joué. J’ai testé, ça marche impec !

Intégration Google agenda et calendrier Outlook

Ce n’est pas plus compliqué, vous n’avez qu’à remplir quelques champs pour intégrer Google agenda ou le calendrier Outlook.

Je n’ai pas testé ces fonctionnalités mais en général, tout ce que j’ai essayé de faire avec Amelia a marché, donc j’ai confiance.

Réservation de tables de restaurant, chambres d’hôtel, salles de spectacle, taxi / VTC…

On peut facilement détourner système de réservation Amelia pour lui faire réserver toutes sortes d’autres biens et services :

Bilan général : WP Amelia, un excellent plugin de réservation en ligne !

A part les quelques petits soucis évoqués dans la traduction française, WP Amelia me semble valoir son prix pour la qualité du service rendu et l’argent qu’il permet d’économiser par rapport à une gestion manuelle qui serait soit fastidieuse, soit coûteuse.

L’interface d’Amelia est claire et sans bug, le plugin n’est pas envahissant comme certains, n’a causé aucune incompatibilité avec mes autres plugins (sans que je puisse garantir qu’il ne cause aucune incompatibilité avec les milliers d’autres extensions WordPress disponibles), et donne satisfaction à tous points de vue, en front-end comme en back-end.

Donc vraiment, je vous le recommande ! WP Amelia fait indéniablement partie des meilleurs plugins de réservation en ligne

Remplacez votre assistante par un plugin WordPress ! Engagez Amelia, la secrétaire automatique !

WP Amelia Booking agenda

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10 réflexions sur “WP Amelia Booking, super plugin de réservation de rendez-vous”

  1. Bonjour,

    j’ai voulu traduire un bouton d’amélia en utilisant le plugin loco mais ce dernier a traduit tout mon plugin en anglais alors que j’avais la version française d’amelia….

    Sauriez-vous comment remettre mon plugin amelia en français svp?

    1. Bonjour Matt, franchement non, car je ne connais pas le plugin Loco… (je connais WPML et Polylang).
      Si vous avez peu utilisé Loco, une solution serait de le désinstaller complètement et de le réinstaller…
      Quel bouton de WP Amelia n’était pas traduit ? Normalement toute l’interface est traduite en français.

  2. Salut, je cherche un plugin de réservation de cours en ligne, pensez-vous que WP Amelia puisse faire l’affaire ? Merci d’avance.

    1. Oui sans souci, Amelia fera très bien le job dans ce scénario d’usage, même et surtout si vous êtes plusieurs profs ou si vous enseignez plusieurs matières ou une matière de différentes manières.

  3. Bonjour,
    On est d’accord qu’il n’est pas possible d’avoir tous nos produits/employés créés sur Amelia avec un autre shortcode dans une autre langue ?
    On a créée la page FR il y a peu et on souhaite avoir la même en EN mais ça implique qu’on doit mettre la trad à même les produits (fr/en) ?
    Merci d’avance !

    1. Bonjour. Pour l’instant à ma connaissance WP Amelia ne gère pas la TVA. Je viens de googler « wp amelia VAT » (VAT = TVA en anglais) et ça donne ces infos :
      – sur la page où les développeurs d’Amelia laissent les utilisateurs suggérer des « features », des utilisateurs d’Amelia ont demandé en 2022 à ce que la fonctionnalité de calcul de la TVA soit ajoutée, ce qui confirme qu’elle ne l’était pas
      https://features.wpamelia.com/18
      – dans le forum de support d’Amelia, des utilisateurs d’Amelia ont demandé si l’ajout d’un calcul de TVA était possible et un profil aujourd’hui supprimé, qui semblait être un employé d’Amelia, a répondu que techniquement c’était possible, mais délicat, en rajoutant du code :
      https://tmsplugins.ticksy.com/ticket/2683277/

      Suggestion : ne peut-on pas s’en sortir en mettant tous les prix en TVA incluse, et en ajoutant une phrase dans l’interface pour le préciser ?

    1. Bonsoir Cécile, en fait WP Amelia Booking gère les rendez-vous et réservations uniquement sur une base horaire. On ne peut pas réserver une journée entière. Pour ça j’utiliserais plutôt le plugin WP Booking System – par exemple pour un hôtel, un lieu de vacances etc.

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